Während der Projektdurchführung erfordern wesentliche Änderungen des Projekts die Zustimmung des federführenden Ministeriums. Dazu reichen Durchführungsorganisation ein Änderungsantrag/-angebot elektronisch beim IKI Office der ZUG ein. Die Übermittlung eines zusätzlichen Anschreibens ist nicht notwendig.
Wesentliche Änderungen umfassen:
- Konzeptionelle Änderungen,
- Verlängerung der Projektlaufzeit (Bewilligungszeitraum),
- Bedarf an zusätzlichen Mitteln (Aufstockung/Nachbewilligung),
- Mittel sollen anders eingesetzt werden (Umbewilligung),
- Aufhebung einer Mittelsperre
Folgende Ausnahmen sind zu beachten: Wenn eine zuwendungswertneutrale Laufzeitverlängerung unter sechs Monaten innerhalb eines Haushaltsjahres als alleiniger Änderungssachverhalt beantragt werden soll, dann reicht eine formlose E-Mail ohne Änderungsantrag/-angebot an das IKI Office der ZUG aus.
Bitte beachten Sie folgende voraussichtliche Bearbeitungsdauern bei der Planung zur Umsetzung von Projektänderungen:
- Änderungsvorgänge mit und ohne Laufzeitverlängerung mit inhaltlichen Anpassungen und/oder Aufstockungen: 6 Monate
- Zuwendungswertneutrale Laufzeitverlängerung und Umwidmungen ohne weitere inhaltliche Anpassungen: 3 Monate
- Fachlich begründete Mittelentsperrung (z. B. Auswahl von Pilotregionen): 3 Monate
- Formell begründete Mittelentsperrung (z. B. fehlende Absicherungen für bestimmte Länder bei globalen Vorhaben): 2 Monate
Nach der Einreichung, prüfen das IKI Office der ZUG und das federführende Ministerium den Änderungsantrag bzw. das Änderungsangebot. Falls notwendig, werden von den Durchführungsorganisationen weitere Informationen angefordert. Die einreichenden Organisationen werden schriftlich über das Ergebnis informiert.
Bevor eine Nachbewilligung (Aufstockung) im jeweiligen Partnerland stattfinden kann, ist die politische Unterstützung des Partnerlandes einzuholen. Das weitere Vorgehen wird mit den Durchführungsorganisationen individuell besprochen.
Unwesentliche Änderungen mit geringfügigen Folgen für das Projekt erfordern keinen Änderungsantrag/-angebot. Bitte erläutern Sie diese im Rahmen des Zwischennachweises/-berichtes. Hierzu zählen beispielsweise Verzögerungen ohne Auswirkungen auf den Bewilligungs- bzw. Beauftragungszeitraum, Änderungen von Projektaktivitäten ohne Auswirkung auf die vereinbarten Ziele und die Verschiebung von Meilensteinen im Projekt.
Beabsichtigen Sie die Einreichung eines Änderungsantrages/-angebotes, kontaktieren Sie bitte frühzeitig ihre zuständigen Projektmanager*innen des IKI Office der ZUG.
Vorlagen
Hinweis: die Vorgaben für GIZ und KfW können abweichen. Die notwendigen Dokumente werden direkt vom IKI Office zur Verfügung gestellt.
